Tietopohja

Tietopohja on chatbotin vastausten lähde. Kun asiakas kysyy jotain, Aihio hakee tietopohjasta kysymykseen sopivat kohdat ja muodostaa vastauksen niiden perusteella. Mitä selkeämpi, ajantasaisempi ja rajatumpi tietopohja on, sitä luotettavammin chatbot vastaa.

Tämä opas käy läpi koko Tietopohja-sivun: mitä lähteitä voit lisätä, miten tila luetaan, miten lähteitä hallitaan, miten automaattinen päivitys toimii ja miten korjaat yleisimmät ongelmat.

Miten tietopohja toimii

Tietopohja ei ole erillinen käsin kirjoitettava vastauspankki. Se koostuu lähteistä, joita yritykselläsi on jo olemassa: verkkosivuista, tiedostoista, kysymysparista ja teksteistä.

Kun lisäät lähteen, Aihio:

1. hakee tai vastaanottaa sisällön
2. purkaa siitä luettavan tekstin
3. jakaa tekstin haettaviin osiin
4. tallentaa sisällön tietopohjaan
5. käyttää valmiita lähteitä chatbotin vastauksissa

Jos lähde on vielä jonossa tai käsittelyssä, chatbot käyttää jo valmiita lähteitä. Uusi sisältö tulee mukaan vasta, kun lähde on valmis.

Tietopohjan tärkeimmät alueet

Tietopohja-sivulla on viisi käyttäjälle tärkeää aluetta:

Mitä lähteitä voit lisätä

Valitse lähde sen mukaan, missä tieto on luotettavimmin ylläpidetty. Jos tieto muuttuu verkkosivulla, lisää se verkkosivuna. Jos tieto on sisäisessä ohjeessa, lisää se tiedostona tai tekstinä.

Lisää verkkosivusisältöä

Verkkosivut-välilehdellä Lisää lähde -valikossa on kaksi päävaihtoehtoa:

• Yksittäinen linkki lisää yhden tarkan sivun.
• Hae verkkosivulta hakee sivustolta useita sivuja valittavaksi.

Yksittäinen linkki

Käytä Yksittäinen linkki -vaihtoehtoa, kun tiedät tarkasti, minkä sivun haluat lisätä.

1. Avaa Lisää lähde -valikko

   Valitse Yksittäinen linkki.
2. Liitä sivun osoite

   Käytä koko osoitetta, esimerkiksi https://yritys.fi/toimitusehdot.

3. Lisää linkki

   Aihio lisää sivun jonoon ja käsittelee sen taustalla.

Yksittäinen linkki sopii hyvin esimerkiksi toimitusehtoihin, hinnastosivuun, yhteystietosivuun tai yhteen tärkeään ohjeartikkeliin.

Hae verkkosivulta

Käytä Hae verkkosivulta -vaihtoehtoa, kun haluat löytää useita sivuja samalta sivustolta ilman, että sinun tarvitsee kerätä osoitteita käsin.

1. Avaa Lisää lähde -valikko

   Valitse Hae verkkosivulta.
2. Anna sivuston osoite

   Käytä sivuston pääosoitetta, esimerkiksi https://yritys.fi.

3. Valitse mukaan otettavat sivut

   Aihio näyttää löydetyt sivut valittavaksi. Valitse sivut, joista chatbotin kannattaa vastata.

4. Käynnistä käsittely

   Valitut sivut siirtyvät jonoon. Eteneminen näkyy Tietopohja-näkymässä.

Lataa tiedostoja

Tiedostot-välilehdellä voit lisätä dokumentteja tietopohjaan. Voit pudottaa tiedostot latausalueelle tai valita ne koneelta.

Tuetut muodot:

• PDF
• DOCX
• TXT
• Markdown
• CSV
• HTML

Vanha .doc-muoto ei ole tuettu. Muunna se ensin DOCX- tai PDF-muotoon.

1. Valitse Tiedostot-välilehti

   Klikkaa Lataa dokumentti.
2. Lisää tiedostot jonoon

   Pudota tiedostot latausalueelle tai valitse ne tiedostonvalitsimella.

3. Aloita lataus

   Aihio lataa tiedostot ja käsittelee niiden sisällön taustalla.

Jos tiedoston käsittely epäonnistuu, tarkista tiedostomuoto, koko ja lukusuojaus. Skannattu PDF voi näyttää ihmiselle luettavalta, mutta sisältää kuvan tekstin sijaan. Tällöin teksti kannattaa muuntaa koneellisesti luettavaan muotoon ennen latausta.

Lisää kysymyspari

Kysymyspari sopii tilanteeseen, jossa haluat chatbotin vastaavan usein toistuvaan kysymykseen täsmällisesti.

Hyvä kysymyspari:

• käyttää asiakkaan luonnollista kysymystapaa
• vastaa yhteen asiaan kerrallaan
• sisältää vastauksen ehdot ja rajaukset
• ei ole ristiriidassa verkkosivujen tai tiedostojen kanssa

Lisää teksti

Tekstilähde sopii lyhyelle sisällölle, jota ei ole järkevää tehdä omaksi tiedostoksi tai verkkosivuksi.

Hyviä käyttötapoja:

• poikkeavat aukioloajat
• kampanjan ehdot
• lyhyt sisäinen ohje
• tieto, joka puuttuu sivustolta mutta jota asiakkailta kysytään usein

Pidä tekstilähde yhtenäisenä. Jos siinä on monta erillistä aihetta, tee mieluummin useampi tekstilähde.

Tilan lukeminen

Tietopohjan yläreunassa näkyy kompakti statusikoni. Se kertoo yhdellä silmäyksellä, onko chatbot valmis vastaamaan.

Vie hiiri statusikonin päälle nähdäksesi tarkemmat luvut: valmiit lähteet, käsittelyssä olevat lähteet, virheet, lähteiden kokonaismäärä ja viimeisin lisäys.

Lähteiden hallinta

Lähdelistasta voit hakea, suodattaa ja hallita lähteitä.

Automaattinen päivitys

Verkkosivut-välilehdellä näkyvä Automaattinen päivitys koskee verkkosivulähteitä. Kun se on käytössä, Aihio tarkistaa sivuston muutokset valitulla aikataululla ja päivittää muuttuneet sivut tietopohjaan.

Automaattinen päivitys on hyödyllinen, jos:

• hinnat, palvelut tai toimitusehdot muuttuvat säännöllisesti
• sivustolle lisätään usein uusia ohjesivuja
• haluat vähentää käsin tehtävää ylläpitoa

Automaattinen päivitys ei korvaa kaikkea ylläpitoa. Tiedostot, kysymysparit ja tekstit kannattaa tarkistaa aina, kun yrityksen tiedot muuttuvat.

Käyttöaste ja rajat

Statusikonin vieressä näkyy tietopohjan käyttöaste. Se näyttää visuaalisesti, kuinka paljon sivu- ja sisältörajasta on käytössä. Tarkat arvot näkyvät hoverilla.

Käyttöaste auttaa huomaamaan ajoissa, milloin:

• tietopohja alkaa lähestyä paketin rajaa
• uusia lähteitä kannattaa valita tarkemmin
• paketin päivittäminen voi olla järkevää

Jos raja lähestyy, poista ensin vanhat, päällekkäiset tai vähäarvoiset lähteet. Lisää vain sellaiset sivut ja dokumentit, joiden perusteella chatbotin oikeasti kannattaa vastata.

Testaa, löytyykö sisältö

Kun olet lisännyt tärkeän lähteen, testaa se ennen kuin luotat siihen asiakaskeskusteluissa.

1. Avaa lähteen tiedot

   Klikkaa lähderiviä tai valitse rivin valikosta Avaa tiedot.

2. Avaa hakutesti

   Käytä lähteen hakutestiä ja kirjoita kysymys asiakkaan sanoin.

3. Tarkista löytyvä sisältö

   Jos oikea sisältö löytyy, lähde on käyttökelpoinen. Jos ei, lähde tarvitsee tarkennusta.

Jos haku ei löydä oikeaa sisältöä:

• lisää tarkempi kysymyspari
• jaa pitkä teksti selkeämmiksi osiksi
• lisää puuttuva verkkosivu tai tiedosto
• poista vanha tai ristiriitainen lähde

Yleisimmät ongelmat

Ylläpidon rutiini

Hyvä tietopohja pysyy laadukkaana vain, jos sitä ylläpidetään.

Tarkista tietopohja aina, kun:

• hinnat muuttuvat
• toimitusajat tai ehdot muuttuvat
• palveluvalikoima muuttuu
• sivustolle lisätään uusi tärkeä ohjesivu
• keskusteluissa näkyy kysymys, johon chatbot ei osaa vastata

Kuukausittain kannattaa:

• tarkistaa epäonnistuneet lähteet
• poistaa vanhat kampanja- ja arkistosivut
• lisätä puuttuvat usein kysytyt kysymykset kysymyspariksi
• testata tärkeimmät asiakaspolut hakutestillä

Ennen julkaisua

Käy tämä tarkistuslista läpi ennen kuin julkaiset chatbotin asiakkaille:

• Tietopohjan status on valmis tai tiedät, mitkä lähteet ovat vielä kesken.
• Tärkeimmät palvelu-, hinta-, toimitus- ja yhteystietosivut on lisätty.
• Vanhat tai ristiriitaiset lähteet on poistettu.
• Usein toistuvat kysymykset on lisätty kysymyspariksi.
• Olet testannut vähintään 10 asiakkaan luonnollista kysymystä.
• Tiedät, kuka vastaa tietopohjan ylläpidosta jatkossa.